HR و تحول دیجیتال: چگونه تغییر منابع انسانی را هدایت کنیم؟

تحول دیجیتال منابع انسانی


HR  و تحول دیجیتال: چگونه تغییر منابع انسانی را هدایت کنیم؟

دنیای کار قبل از پاندمی کرونا شروع به تکامل کرد، اما در طول پاندمی همه  تغییرات سرعت گرفت و با گسترش بیشتر روش کار و مکان‌هایی که کار می‌کنیم، به تکامل خود ادامه داد.

جدیدترین تحقیقات نشان می‌دهد که “بیش از 20 میلیون شغل حرفه‌ای پس از ابتلا به کووید به اداره باز نگشتند.” اکثریت قریب به اتفاق کارگران تمایل به گزینه‌های کار از راه دور یا ترکیبی را گزارش می‌دهند.  این مقاله به این موضوع می‌پردازد که تحول دیجیتال منابع انسانی در عمل چگونه به نظر می‌رسد، چرا سازمان‌ها باید این تغییر را بپذیرند، و نمونه‌هایی از این که چگونه شرکت‌ها این تغییر را با موفقیت انجام می‌دهند، ارائه می‌کند.

تحول دیجیتال منابع انسانی چیست؟

فرآیندهای سنتی منابع انسانی بر ارتباطات رو در رو، کابینت‌های بایگانی و کاغذ بازی تکیه دارند. کارهای اداری زیادی برای همه چیز، از حقوق و دستمزد، سیستم‌های حضور و غیاب، و مدیریت عملکرد گرفته تا مدیریت نامزدها و حضور در هیئت مدیره.

تحول دیجیتال در منابع انسانی شامل انتقال این فرآیندها به سیستم‌های مبتنی بر فناوری است. اما فناوری همه چیز و پایان تحول نیست. شرکت‌هایی که با موفقیت دستخوش تحول دیجیتالی منابع انسانی می‌شوند با رهبری، فرهنگ و شیوه کار افرادشان شروع می‌کنند. فناوری و کارایی فرآیند بهبود یافته صرفاً از این انقلاب کلی در محل کار پشتیبانی می‌کند.

همچنین مهم است که به یاد داشته باشید که یک شرکت هرگز به طور کامل “دیجیتال و متحول” نمی‌شود. این فرآیندی است که برای حمایت از شیوه زندگی و کار مردم در فردا، سال آینده و دهه‌های آینده تکامل خواهد یافت. هدف باید حمایت از افراد خود در جایی که می‌خواهند باشند، چگونه می‌خواهند استخدام شوند و چگونه می‌خواهند امروز کار کنند، باشد.

اهمیت تحول دیجیتال در بخش منابع انسانی

مزایای تحول دیجیتال در منابع انسانی شامل بهبود تجربه کارکنان، فرآیندهای تجاری ساده، تصمیم‌گیری بهتر مبتنی بر داده‌ها و موارد دیگر است.

ابزارهای دیجیتال به شرکت‌ها کمک می‌کنند در زمان و هزینه صرفه‌جویی کنند و در عین حال ارتباطات را بهبود می‌بخشند، بهره‌وری را افزایش می‌دهند، استعدادهای برتر را جذب می‌کنند، به کارمندان توانایی کار از هر نقطه‌ای را می‌دهند، اطلاعاتی را ارائه می‌دهند که می‌تواند بر تصمیم‌های تجاری تأثیر بگذارد و موارد دیگر.

وقتی منابع انسانی می‌تواند جنبش تحول دیجیتال را رهبری ‌کند، که شامل رهبری و مشارکت هر کارمند در طول مسیر ‌شود، آنها می‌توانند اطمینان حاصل کنند که فناوری‌ها و فرآیندهای انتخابی مردم و فرهنگ را در اولویت قرار می‌دهند و همه از تغییرات استقبال می‌کنند.

رابرت کواچ، مشاور مدیریت و روانشناس تجاری، در مورد تجربه خود در تحول دیجیتالی HR  میگوید:

روندهایی که 10 سال قبل از همه‌گیری شروع شده‌اند (پیام‌های آنلاین، تماس های ویدئویی، کار از راه دور) اکنون در حال افزایش هستند. کووید-19 ما را مجبور کرد به خانه برگردیم و از راه دور کار کنیم. فناوری وجود داشته است و ما اکنون مجبور به استفاده از آن هستیم. زندگی شخصی ما اکنون دیجیتال است و کار نیز باید باشد.”


او ادامه می‌دهد: زمانی برای منتظر ماندن و دیدن وجود ندارد. رهبران باید ابتکار عمل داشته باشند و از فرهنگ شرکت خود محافظت کنند. اکنون زمان شتاب گرفتن است. اکنون زمان آن است که واقعاً روی فرهنگ تمرکز کنیم تا با خروج از این تحول دیجیتال فعلی، بتوانیم بهترین افراد را جذب و حفظ کنیم.

نمونه‌هایی از تبدیل دیجیتال در منابع انسانی


تحول دیجیتال از بدو ورود

هزاران کارگر هرگز پا به دفاتر شرکت نگذاشته‌اند، زیرا پس از شروع همه‌گیری استخدام شده‌اند. و رواج فزاینده کار ترکیبی و از راه دور این را به یک چالش مداوم تبدیل خواهد کرد.
 پورتال‌های سلف سرویس کارکنان

طبق پژوهش موسسه مک کینزی، کارمندان تقریباً یک روز کامل در هفته را صرف جستجوی اطلاعات شرکت، از جمله اطلاعات اولیه منابع انسانی می‌کنند.

“چقدر وقت تعطیلات دارم؟”

“وقتی مریض شوم به چه کسی هشدار بدهم؟”

“چگونه می‌توانم یک کپی از سوابق خود را از دو سال پیش دریافت کنم؟” 

هر سوال می‌تواند کارمندی را به سمت سوراخ خرگوش بکشد و تمرکز تیم منابع انسانی شما را از استخدام یا فرهنگ‌سازی منحرف کند. به‌عنوان بخشی از تحول دیجیتالی منابع انسانی، هر سؤالی را می‌توان به ‌وسیله یک پورتال اطلاعات سلف سرویس کارمند با دسترسی آسان پاسخ داد. فراتر از درخواست‌های اطلاعات روزانه، این نوع پورتال‌های سلف‌سرویس (که گاهی سیستم‌های HCM  نیز نامیده می‌شوند می‌توانند کارمندان و مدیرانشان را قادر به مشاهده اطلاعات مهم از جمله:

  • امتیازات کارکنان
  • اطلاعات مدیریت عملکرد مانند خود ارزیابی‌ها، اهداف، آموزش و پیشرفت توسعه
  • اخبار شرکت و سیاست‌های محل کار
  • فرصت های شغلی
  • نظرسنجی‌های سلامتی
  • صورتجلسه و به روز رسانی پایگاه دانش
  • فرصت‌های آموزشی در دسترس برای کارکنان با مهارت بالا 

هر چیزی که ممکن است به عنوان ایمیل، یادداشت یا در یادداشت ارسالی ارسال کرده باشید، از طریق پورتال کارمندان سلف سرویس بهتر قابل دسترسی است.

سیستم‌های ردیابی متقاضیان با هوش مصنوعی

 بررسی رزومه‌ها به تنهایی برای هر استخدام حدود 23 ساعت طول می‌کشد. پس جای تعجب نیست که بسیاری از شرکت‌های بزرگتر سیستم‌های ردیابی متقاضیان مبتنی بر هوش مصنوعی (ATS) را پیاده‌سازی کرده‌اند. در یک بازار رقابتی، که در آن افراد زیادی در حال تغییر شغل هستند، هیچ‌کس نمی‌تواند یک نامزد خوب را از دست بدهد، زیرا آنها به صورت دستی تعداد زیادی را که واجد شرایط نیستند، مرتب می‌کنند. سیستم‌های ردیابی متقاضیان مجهز به هوش مصنوعی از فیلترهای از پیش برنامه‌ریزی‌شده بر اساس کلمات کلیدی، مهارت‌ها، سال‌ها تجربه، تحصیلات و غیره استفاده می‌کنند تا قبل از اینکه هر انسانی برنامه را ببیند، متقاضیان فاقد صلاحیت را از فرآیند حذف کند.

و در حالی که ATS می‌تواند منبع ناامیدی برای برخی از جویندگان کار باشد زیرا ممکن است ناخواسته برخی از داوطلبان واجد شرایط را حذف کنند، بسیاری از ATS پیشرفته می‌توانند برای تجزیه و تحلیل برای داوطلبان پذیرفته شده آموزش ببینند و فیلترهای دقیق‌تری ارائه دهند.

جدا از غربالگری متقاضیان فاقد صلاحیت، ATS  همچنین لیست‌های شغلی را در چندین پلتفرم ارسال می‌کند، غربالگری قبل از مصاحبه را اجرا می‌کند، مصاحبه‌ها را برنامه‌ریزی می‌کند، ارزیابی داوطلبان را از چند مصاحبه‌کننده تسهیل می‌کند و داده‌هایی را که برای ارزیابی موفقیت فرآیندهای استخدام خود نیاز دارید ارائه می‌دهد.

چت‌بات‌های منابع انسانی

حتی خوش‌فکرترین فرآیند ورود کارمندان دیجیتالی و پورتال سلف سرویس کارمند، تمام سوالات یا نگرانی‌های احتمالی نیروی کار شما را پوشش نمی‌دهد. اما با چت‌بات‌های منابع انسانی، HR  می‌تواند پیام‌هایی با پاسخ خودکار ایجاد کند تا فوراً به برخی از سؤالات و نگرانی‌های متداول‌تر پاسخ دهد. چت‌بات‌ها همچنین می‌توانند به صورت ناهمزمان اطلاعات کارمندان را در صورت نیاز جمع‌آوری کنند. جدا از مزایای آشکار زمان و وقفه، چت‌بات‌ها وسیله‌ای برای ارتباط هستند که کارگران امروزی با آن راحت درگیر هستند و جایگزین مناسبی برای مراجعه به دفتر منابع انسانی برای پرسیدن یک سوال ساده هستند.

استخدام چت‌بات‌ها

با سرعت سریع استخدام امروز، صرفه‌جویی در زمان برای استخدام‌کنندگان و متقاضیان امری ضروری است. ربات‌های گفتگوی استخدامی امروزی از هوش مصنوعی برای تفسیر زبان محاوره‌ای ارسال شده توسط متقاضیان و ارسال پاسخ‌ها استفاده می‌کنند و به طور موثر وظایف دستی قبلی مانند:

  • برنامه‌ریزی مصاحبه
  • جمع آوری پاسخ های غربالگری خودکار
  • ارائه پاسخ به کسانی که از صفحات شغلی شما بازدید می‌کنند و در صورت لزوم آنها را به یک استخدام کننده هدایت می‌کنند
  • جذب متقاضیان از طریق متن
  • پاسخ به سوالات متقاضی در مورد مزایا، وضعیت درخواست و غیره.
پلتفرم‌های پذیرش دیجیتال

استفاده از نرم‌افزارهای جدید می‌تواند برای کارمندان مانند یک مانع دیگر برای انجام کار احساس شود، اما بسیاری از این تردید زمانی برطرف می‌شود که کارمندان بدانند که مجبور نیستند به تنهایی آن را کشف کنند یا با یک منحنی یادگیری طولانی مواجه شوند. پلتفرم‌های پذیرش دیجیتال، راه تعاملی را برای یادگیری در حین کار با روش‌های گام به گام برای ویژگی‌هایی که کارمندان شما بیشتر استفاده می‌کنند، ارائه می‌کنند.

آنها راهی برای تجزیه و تحلیل استفاده، خودکارسازی فرآیندها و بهبود تجربه کاربر ارائه می دهند. یک راهنمای ابزار یا ویدیوی جدید ایجاد کنید تا به کارمندان کمک کنید گیر نکنند. شرکت بیمه Sentry از ابزار Whatfix استفاده کرد تا بیش از 950 هزار دلار در آموزش و تولید محتوا برای 2000 کارمند خود صرفه جویی کند. آنها محتوای خاص کاربر را ایجاد کردند تا به هر کارمند راهنماها، پنجره‌های بازشو یا مطالب خودیاری نشان داده شود که مختص نقش آنها و جایی است که در برنامه هست

مراحل تحول دیجیتال منابع انسانی

مراحل تبدیل دیجیتال منابع انسانی را می‌توان از برایان سولیس و تحقیقات او در  مورد شش مرحله تحول دیجیتال اقتباس کرد.

تحول دیجیتال در منابع انسانی
مرحله 1: تجارت طبق معمول

در ابتدا راه‌حل‌های قدیمی غالب است. سوابق کاغذی، تماس‌های تلفنی و یادداشت‌ها ابزارهای ترجیحی ضبط و ارتباط هستند. رهبری نیازی به تغییر نمی‌بیند، اما منابع انسانی برای استخدام و حفظ کارمندان در یک نقطه ضعف رقابتی قرار دارد.

مرحله 2: حاضر و فعال

رهبری و منابع انسانی شروع به گوش دادن به بازخورد نمایندگان کارکنان می‌کنند. کارکنان منابع انسانی  آزمایش‌هایی را در زمینه تحول دیجیتال راه‌اندازی می‌کنند.

مرحله 3: رسمی شد

تحول واقعی آغاز می‌شود. داده‌های کاندیدا و کارمندان بر تصمیم‌گیری‌ها تأثیر می‌گذارند و تلاش‌هایی برای یافتن شکاف‌ها در داده‌ها در حال انجام است. همکاری در سراسر شرکت با حضور نمایندگانی از همه تیم‌ها و با پشتیبانی رهبری برای آموزش و پذیرش فناوری جدید در حال انجام است.

مرحله 4: استراتژیک

داده‌ها و بازخورد کارمندان و نامزدها نقشه‌برداری شده و در بین بخش‌ها به اشتراک گذاشته شده است. مطالعات NPS کارکنان انجام می‌شود. سرمایه‌گذاری‌ها بر روی افراد، فرآیندها و فناوری‌های جدید انجام می‌شود تا تحول دیجیتالی منابع انسانی را هدایت کند.

مرحله 5: همگرایی

استعدادهای اجرایی و آژانس‌های منابع انسانی جدید به کار گرفته شده‌اند. استخدام، ورود، یادگیری، و سفرهای هدف، برای گنجاندن “لحظه های خرد” تجربی مجدداً ترسیم می‌شوند که منجر به بهبودهای تأثیرگذار در رضایت، عملکرد و حفظ کارکنان می‌شود.

مرحله 6: نوآورانه و سازگار

دیگر «فقط» تحول دیجیتال در زمینه HR نیست، دیجیتال اکنون بخشی از DNA شرکت است و باعث پیشرفت در توسعه محصول، مهندسی، بازاریابی، فروش، خدمات و منابع انسانی می‌شود. یک تیم نوآوری پیشرفت‌های فناوری جدید را برای شناسایی فرصت‌های مداوم برای بهبود ردیابی می‌کند.

افسانه ها در مورد تحول دیجیتال منابع انسانی

تحول دیجیتال منابع انسانی در درجه اول در مورد پذیرش فناوری‌های جدید است.

دروغ! تحول باید فرهنگ شما را تقویت کند، از اهداف شرکت شما حمایت کند و مردم محور باشد. رهبری باید در پذیرش تحول پیشرو باشد و کارکنان باید احساس سرمایه‌گذاری کنند. فناوری انتخابی شما از این ابتکارات پشتیبانی خواهد کرد.

وقتی X،Y و Z را تمام کردم، تبدیل کامل خواهد شد.

دروغ! هیچ هدف “پایانی” با این تحول وجود ندارد. در عوض، این یک فرآیند مداوم برای حمایت از فرهنگ شرکت شما و روش‌های در حال تغییر کار افراد است.

تحول دیجیتال منابع انسانی فقط برای کارگران جوان و نامزدها مهم است.

دروغ! کارگران و کاندیداهای مسن‌تر مشتاق پذیرش فناوری‌های کاربر پسند هستند که منحنی‌های یادگیری را کوتاه می‌کند، کشف اطلاعات را امکان‌پذیر می‌سازد و روش‌هایی را برای پیشرفت حرفه‌شان ارائه می‌کند.

اگر تحول دیجیتال را اعمال کنیم کارمندان کنار می آیند

شاید. اگر تحول دیجیتالی HR خود را با نظرات کارمندان ایجاد کنید، مقاومت در برابر تغییر کاهش می‌یابد. اما برای اطمینان از پذیرش مداوم فناوری‌های جدید، استفاده از آن را آسان و (به جرأت می‌گوییم) سرگرم‌کننده کنید!  یک پلتفرم استثنایی برای کارمندان این پتانسیل را دارد که در داخل “ویروسی” شود و پذیرش را به یک نسیم تبدیل کند.

اگر منابع انسانی را به صورت دیجیتالی تغییر دهم، فرهنگ شروع به روباتیک و غیرانسانی می کند.

دروغ! درست است، دو سوم افراد حتی متوجه نمی‌شوند که با یک چت‌بات صحبت می‌کنند. یک پورتال کارمندی سلف سرویس، زمان ارتباط چهره به چهره را کاهش می‌دهد، اما مردم از دریافت اطلاعات مورد نیاز در صورت نیاز خوشحال می‌شوند و افزایش کارایی در این روش، زمان بیشتری را در اختیار کارکنان برای تعامل مفیدتر قرار می‌دهد.

قبل از اینکه یک تحول دیجیتال HR را شروع کنید

مانند هر تغییر اساسی، تحول دیجیتال منابع انسانی باید با تغییر در طرز فکر شروع شود. در حالی که تجارت سنتی آسان‌تر است، ابتدا باید خود را متقاعد کنید که تغییر لازم است و ارزش تلاش را دارد. به خود یادآوری کنید که فراتر از مزایایی که برای سازمان شما به‌عنوان یک کل دارد، سازگاری با تغییر محل کار به‌عنوان فردی می‌تواند منجر به موارد زیر شود:

  • افزایش ارزش شما به عنوان یک کارمند. رهبران تغییر همیشه مورد تقاضا هستند.
  • افزایش رضایت از محل کار شما با مشاهده نتایج کار و تأثیر معنادار بر شرکت شما.
  • سهولت در برخورد با تغییرات آینده. شما به جای واکنش‌پذیر بودن فعال می‌شوید و این امر استرس را کاهش می‌دهد و نتایج را بهبود می‌بخشد.
  • ارتباط مداوم انطباق با تغییر یک فرآیند مداوم است که فرصت‌های جدیدی را ایجاد می‌کند.
  • بهبود مهارت‌های حیاتی برای موفقیت در هر شغل و رشد شخصی، از جمله بهبود در موارد زیر:
    • ارتباط
    • ایجاد رابطه
    • حل مسئله
    • تفکر خلاق و استراتژیک
    • کار گروهی
    • سازماندهی و بهره‌وری

چگونه سازمان خود را به صورت دیجیتالی متحول کنیم

هیچ رویکرد یکسانی برای تحول دیجیتال منابع انسانی وجود ندارد. هر سازمانی متفاوت است و نیازهای منحصر به فرد خود را خواهد داشت. با این حال، برخی از مراحل کلیدی وجود دارد که همه شرکت‌ها باید با انجام این تغییر طی کنند.

مشاور مدیریت و روانشناس تجاری رابرت کواچ به ما یادآوری می‌کند: “بزرگترین کاری که منابع انسانی می‌تواند انجام دهد تمرکز بر فرهنگ است.” در هر مرحله، مطمئن شوید که این حقیقت اصلی را به هر ذینفع (و خودتان) یادآوری کنید.

  1. اولین گام به سمت تحول دیجیتال منابع انسانی شامل شناسایی اهداف و نحوه سنجش موفقیت خود است. به عنوان مثال، اگر می‌خواهید زمان خود را برای استخدام 25 درصد در 6 ماه کاهش دهید، مطمئن شوید که راهی برای اندازه‌گیری آن دارید.
  2. بعد، مشخص کنید که کجا هستید و جایی برای بهبود در سیستم‌ها، فرآیندها و حتی فرهنگ شما وجود دارد.
  3. در این مرحله، ارتباط باز با رهبری و کارکنان (به ویژه سایر اعضای تیم منابع انسانی) حیاتی می‌شود. اگر بتوانید روی افراد قبل از این مرحله سرمایه‌گذاری کنید، عالی است. اما نیروها اغلب نیاز دارند حداقل یک طرح کلی از اهداف، وضعیت و زمینه‌های بهبود را ببینند تا قانع شوند
  4. در مرحله بعد، طرحی برای نحوه ظاهر و عملکرد سیستم منابع انسانی جدید خود ایجاد کنید و اینکه چگونه به مناطق شناسایی شده برای بهبود رسیدگی خواهد شد. از آنجا که شما نمایندگانی از هر بخش را درگیر کرده‌اید، مطمئن شوید که فناوری هایی که انتخاب می کنید نیازهای کل شرکت را برآورده می کند.
  5. باز هم، برای بازخورد و اصلاح به رهبری و کارمندان بازگردید.
  6. پیاده‌سازی مرحله بعدی است، جایی که برنامه خود را عملی می‌کنید و شروع به استفاده از ابزارها و فرآیندهای جدید منابع انسانی خود می‌کنید.
  7. در نهایت، اندازه‌گیری به شما امکان می‌دهد پیشرفت تحول دیجیتال منابع انسانی خود را در طول زمان پیگیری کنید و اطمینان حاصل کنید که همچنان نیازهای کارکنان، نامزدها و سازمان شما را برآورده می‌کند.

رسیدن به پایان فرآیند اولیه یک دستاورد قابل توجه است، اما حیاتی است که همچنان فعالانه مراقب تعدیل نیازها و خواسته‌های نامزد و کارگر باشید و راه‌هایی را بیابید که بتوانید از آنها حمایت کنید.


دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

ارتباط با ما
  • گاندی 19، پلاک 13
    تهران، ایران

  • تماس : 59175175-021 

  • info@hashtbit.com


© 2022 Hashtbit. All Rights Reserved.